Skip to the content

8 Handige feiten over de Field Security en Field Validation app

Onze Field Validation-app en Field Security-app voor Microsoft Dynamics NAV en 365 Business Central bevatten verschillende handige functies die de gebruikerservaring aanzienlijk verbeteren en zijn ontzettend handig tijdens het inrichten van de apps. Deze features komen waarschijnlijk niet als eerste in u op bij de implementatie, waardoor ze snel over het hoofd worden gezien. Zeker wanneer u hierbij niet wordt bijgestaan door een van onze consultants.

Vanwege de grote toegevoegde waarde van deze features hebben we voor u 8 interessante weetjes over onze apps op een rijtje gezet.

Functionaliteit

Om het geheugen op te frissen is het goed om even de basisfunctionaliteit van onze apps te herhalen. De Field Validation app biedt tools om uw datakwaliteit te waarborgen. U kunt eenvoudig uw eigen business rules definiëren voor alle standaard en niet-standaard tabellen en velden, waardoor u uw processen kunt optimaliseren en het aantal fouten tot een minimum kunt beperken.

De Field Security app biedt de oplossing voor het optimaliseren van functiescheiding door autorisaties op veld-, filter- en actieniveau in te stellen. Aan deze autorisaties zijn machtigingensets gekoppeld, wat de opzet flexibel en beheersbaar maakt.

Handig feiten

  1. U kunt meldingen voor uw veldvalidaties zelf definiëren.
    Wanneer gegevens, documenten of transacties worden ingevoerd of gewijzigd, valideert de Field Validation app de invoer aan de hand van de ingerichte veldvalidaties voor de betreffende tabel. Als de validatie niet slaagt, wordt de standaard melding aan de gebruiker getoond, wat vaak een technische beschrijving is. Door een aangepaste melding te definiëren in de veldvalidaties, ontvangen de gebruikers informatie die ze beter zullen begrijpen.

  2. Bij veldbeveiliging kunt u initiële invoer toestaan voor een veld dat normaal gesproken ingetrokken zou zijn.
    Met de instelling “Veld initieel vullen toegestaan” kunt u ervoor zorgen dat processen niet worden gehinderd door veldbeveiliging tijdens het werken in Microsoft Dynamics NAV of 365 BC. Met deze instelling kunnen gebruikers een veld wijzigen van leeg naar gevuld, maar eenmaal gevuld, kan het veld niet meer worden gewijzigd. Dit is met name handig bij het gebruik van sjablonen zoals sjablonen voor klanten of leveranciers of geautomatiseerde processen, zoals het automatisch vullen van boekingsgroepen in een verkooporderregel.

  3. Met de "controleer tabel"-functie bij veldvalidatie kunt u bestaande gegevens met terugwerkende kracht valideren.
    Wanneer de Field Validation app is geïmplementeerd, is het mogelijk dat er al veel gegevens zijn ingevoerd. Met behulp van de "controleer tabel"-functionaliteit kunt u de bestaande gegevens valideren tegen de later ingestelde veldvalidaties. Deze functie identificeert gemakkelijk gegevens die niet aan de kwaliteitseisen voldoen.

  4. De functie "Toegekende machtigingensets kopiëren naar alle velden" maakt het instellen van veld- en filterbeveiliging veel eenvoudiger.
    Wanneer het uw doel is een groot aantal velden te beveiligen of een groot aantal filters te definiëren, kan het veel werk zijn om machtigingensets te koppelen aan alle gedefinieerde regels in veld- en filterbeveiliging. Door "Toegekende machtigingensets kopiëren naar alle velden" te gebruiken, hoeft u alleen uw machtigingensets aan één beveiligd veld of filter te koppelen en een geautomatiseerd proces doet de rest.

  5. Veldvalidaties en veldbeveiliging kunnen voorwaardelijk worden gemaakt.
    Mogelijk zijn niet alle beveiligings- en validatieregels in een tabel relevant voor alle gegevens in die tabel. Door voorwaarden te gebruiken in veldvalidaties en veldbeveiliging, kunt u specifieke beveiligings- en validatieregels per subset maken. Veldvalidatie kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op verkoopregels die artikelen bevatten, maar niet op verkoopregels die grootboekrekeningen bevatten. Voorwaardelijke validatie zorgt ervoor dat alleen verkoopregels die artikelen bevatten, worden gevalideerd.

  6. Filters in filterbeveiliging kunnen worden gedefinieerd met behulp van gerelateerde tabellen.
    Bij filterbeveiliging is het essentieel om de velden te identificeren die onderscheidend zijn voor subsets van gegevens. Soms zijn deze velden niet aanwezig in de tabel die u wilt beveiligen. Als u bijvoorbeeld het wijzigingen van verkoopregels met retail artikelen voor de ene machtigingenset en verkoopregels met wholesale artikelen voor een andere machtigingenset wilt autoriseren. Met een tabelrelatie met de artikeltabel kunt u velden op de artikelkaart gebruiken, zoals "productboekingsgroep", en zo deze filterbeveiliging in verkoopregels inrichten.

  7. In plaats van een foutmelding tonen, kan een record worden geblokkeerd bij een mislukte veldvalidatie.
    Het invoeren van gegevens kost soms veel moeite. In sommige gevallen is niet alle vereiste informatie beschikbaar voor een gebruiker tijdens het invoeren van gegevens. Wanneer deze informatie verplicht is of aan bepaalde eisen moet voldoen, krijgt een gebruiker een foutmelding wanneer hij zijn of haar gegeven probeert op te slaan, waardoor de invoer verloren gaat. In plaats van een foutmelding te genereren, kan het record worden geblokkeerd voor gebruik door na validatie een actie in te stellen. Wanneer de vereiste informatie is ingevoerd, kan de blokkering worden opgeheven, waarna de validatie opnieuw wordt geactiveerd en zal slagen.

  8. Door initiële waarden te gebruiken bij veldvalidatie, kunt u ervoor zorgen dat wanneer een record wordt gemaakt, al aan de normen wordt voldaan.
    Veldvalidatie is afhankelijk van databasetriggers. Bij het invoegen van sommige typen records wordt veldvalidatie geactiveerd voordat u de mogelijkheid krijgt om informatie in te voeren in de velden die moeten worden gevalideerd. De initiële waarden worden ingevoerd voordat veldvalidatie wordt geactiveerd, zodat veldvalidatie het gebruikersproces niet onnodig verstoort.

 

Meer weten?

Neem contact op voor meer informatie over onze apps Field Validation of Field Security met een van onze specialisten.

2-Control B.V.

Haagsemarkt 1
4813 BA Breda
T: +31 (0) 76 50 194 70
info@2-control.nl

Contact

Vragen over onze IT-audit diensten of autorisatiesoftware voor Dynamics? Wij beantwoorden ze graag.